Закупки — неотъемлемая часть любого бизнеса в любой отрасли.
Будь то обрабатывающая промышленность, где сырье необходимо для функционирования, или сфера услуг, где косвенные закупки обеспечивают необходимое оборудование и материалы. Процесс закупок часто включает управление многочисленными поставщиками, документами и другими аспектами, в которых возникает неэффективность и детали могут быть упущены. Автоматический выбор поставщика возможен с использованием современных технологий.
Автоматизация закупок обеспечивает более простой способ управления деталями, участвующими в цикле от закупки до оплаты. Используя программное обеспечение для электронных закупок, вы можете автоматизировать рутинные задачи, а также хранить и анализировать самые важные данные.
В случае электронных закупок запросы на закупку направляются на утверждение соответствующим членам команды. После утверждения заказы на поставку автоматически создаются в вашей системе ERP, а затем отправляются поставщику. Затем счета-фактуры поставщиков сопоставляются с запросом на закупку, что избавляет от необходимости получать разрешение на оплату.
Это не только устраняет потери, но и может привести к скидкам за досрочную оплату.
В этом подробном руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать об автоматизации процесса закупок, чтобы вы стали на один шаг ближе к ее внедрению в своей организации и тем самым получили большую выгоду.
Что такое процесс закупок?
Если вы хотите упростить закупки в своей компании, необходим надежный процесс закупок. Таким образом вы сэкономите время, выбрав самых надежных поставщиков, заплатите лучшую цену за товары или услуги и сведете к минимуму ошибки, возникающие в результате неизбежных задержек с выполнением заказа.
К сожалению, не существует универсального процесса закупок. У всех компаний и отраслей разные потребности.
Некоторые отрасли требуют строгого формального процесса, чтобы соответствовать сложности их отрасли. Так часто бывает с правительством и образованием. В этих отраслях поставщики должны соблюдать строгие правила. Отклонение от этих правил может привести к штрафам, штрафам или другим наказаниям.
Давайте вкратце рассмотрим пример типичного цикла закупок с точки зрения покупателя.
Найдите товары или услуги, которые вам нужны
Процесс закупок начинается, когда у компании возникает потребность в товаре или услуге. Мы можем разбить эти товары на две простые категории:
Внешние, то есть материалы, которые будет продавать ваш бизнес.
Внутренние, то есть сырье или узлы, необходимые для производства вашей продукции.
На этом первом этапе, поскольку вы принимаете решение о товарах и услугах, которые необходимо приобрести для работы вашей компании, вы также сосредотачиваетесь на определении бюджета.
Например, предположим, что ваша организация производит пластиковые шланги и трубки для газовых грилей. На заводе-изготовителе у вас не хватает определенного сырья, необходимого для производства вашего продукта. На этом этапе вы должны определить тип необходимого сырья, сколько, когда оно потребуется, и сколько оно должно стоить.
Поиск и выбор поставщиков
Затем вы сосредотачиваетесь на поиске потенциальных поставщиков и определении их способности обеспечивать наилучшую стоимость и качество. Важно найти поставщиков, которые не только поставляют высококачественное сырье по конкурентоспособной цене, но и имеют прочную репутацию. В идеале вы должны построить выгодные отношения, которые могут длиться долго.
Используя в качестве примера нашего производителя шлангов и клиента-поставщика, на этом этапе вы должны составить короткий список всех различных компаний, которые предоставляют сырье из пластмасс, необходимое для производства ваших трубок. Вы должны сделать свой выбор, исходя из стоимости, количества, скорости обслуживания, надежности и обслуживания клиентов.