Закупки являются основным видом деятельности для многих предприятий. В конце концов, предприятия используют материалы и услуги для создания и предоставления собственных продуктов и услуг.
Тем не менее, несмотря на то, что это такой целостный операционный процесс, закупки неизменно остаются одним из самых неорганизованных видов деятельности для многих организаций, включая высшие учебные заведения. Часто это происходит потому, что главные приоритеты закупок не соответствовали приоритетам современного бизнеса. Грамотная автоматизация процесса закупок поможет вашему бизнесу развиваться.
Сложно винить отдел закупок. Во многих организациях все еще используются таблицы Excel и электронная почта для повседневных задач. Без автоматизации сотрудники, отвечающие за закупки, по-прежнему тратят много времени на оформление документов и просто не имеют времени обдумывать общую картину. Такие проблемы, как корпоративная социальная ответственность или снижение повседневных рисков для бизнеса, к сожалению, отодвигаются на второй план, чтобы просто справиться со всеми рутинными задачами.
Каким бы ни был размер вашего бизнеса, автоматизация процессов помогает повысить гибкость и настроить ваш бизнес на успех в 21 веке.
Что такое процесс закупок?
Короче говоря, закупки — это всеобъемлющий термин, обозначающий все шаги, предпринимаемые бизнесом для получения необходимых ему товаров и услуг. Сюда входит определение наиболее подходящих поставщиков, заключение соглашений с поставщиками, заказ, оплата, получение и документирование товаров и услуг, поддерживающих деятельность организации. Таким образом, закупки — это рабочий процесс, который включает в себя несколько процессов, политик, руководств и задач.
Очевидно, что точный процесс варьируется от одного бизнеса к другому. Тем не менее, это ключевой вид деятельности, и оптимизация процесса дает множество преимуществ.
Что такое автоматизация процесса закупок?
Автоматизация закупок оптимизирует и ускоряет повседневные рабочие процессы. По сути, это автоматизация рабочего процесса, применяемая к различным процессам в отделе закупок — часто вместе именуемые закупками до оплаты (или P2P).
Цифровая система управления рабочим процессом предлагает множество преимуществ, поскольку она позволяет вашим сотрудникам тратить меньше времени на оформление документов и больше времени на важные дела. Автоматизация также означает, что им приходится иметь дело с меньшим количеством ошибок и упущений, а бизнес получает необходимые товары и услуги быстрее.
Автоматизация с помощью программного обеспечения для автоматизации закупок позволяет вам отслеживать свои расходы и принимать более эффективные решения о покупке, особенно в крупных организациях с большим количеством движущихся частей, таких как школы K-12, университеты и колледжи. Поскольку многочисленные отделы закупают книги, компьютеры и другое оборудование, лабораторные принадлежности, бумагу и чернила для печати и копирования, расходные материалы для обслуживания и чистки — и это лишь некоторые из них — закупки могут легко выйти из-под контроля без эффективного управления.
Автоматизация задействованных рабочих процессов позволяет вам выбирать лучших поставщиков, заказывать оптом (и получать выгоду от экономии затрат!) И автоматически ограничивать расходы отдела, поощрять более тщательное планирование бюджета и требовать утверждения на более высоком уровне для заказов на покупку, превышающих заранее установленную сумму.
Более того, автоматизация маршрутизации утверждения гарантирует, что процесс закупок проходит гладко и не затруднен из-за препятствий, которых можно избежать.
Автоматизация закупок также позволяет вам воспользоваться скидками за раннюю оплату, которые со временем могут привести к значительной экономии средств.
Автоматизация имеет так много преимуществ, что неудивительно, что процесс закупок до оплаты все больше становится цифровым.